Email-SignaturÜbersichtliche und vollständige Email-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme mit dem Absender. Für geschäftliche Emails ist seit 2007 sogar gesetzlich vorgeschrieben, welche Informationen die Signatur enthalten muss. In der Praxis erleben wir oft, dass vielen Unternehmern nicht bewusst ist, dass es diese Pflicht gibt oder Unsicherheiten bestehen, welche  Angaben dieses Email-Impressum enthalten muss. Daher haben wir hier die wichtigsten Informationen zusammengefasst.

1. Für wen gilt die Pflicht zur Email-Signatur?

Alle Gewerbetreibende sind verpflichtet, eine vollständige Email-Signatur vorzuhalten, also u.a.

  • Kaufleute (e.K),
  • Handelsgesellschaften wie GmbH, UG, oHG, KG,
  • Aktiengesellschaften (AG),
  • Selbstständige,
  • Freiberufler.

Es kommt nicht darauf an, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt, sondern nur, ob der Versender der Mail gewerblich, also nicht mehr privat, tätig ist.

Die Frage, ob jemand noch privat oder schon gewerblich tätig ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Die Grenzen sind fließend.  

2. Was ist eine geschäftsmäßige E-Mail?

Ein solches Email-Impressum muss in allen sogenannten "Geschäftsbriefen" enthalten sein. Was genau das Gesetz mit „Geschäftsbriefen“ meint, ist nicht ganz eindeutig. Darunter fallen nach außen gerichtete schriftliche Mitteilungen mit geschäftsbezogenem Inhalt, also u.a.

  • Angebote,
  • Auftragsbestätigungen,
  • Rechnungen, Quittungen, Preislisten.

Wenn Sie also ein Angebot an einen (potentiellen) Kunden versenden, ist dies eine geschäftsmäßige E-Mail.

Auch die Mails Ihrer externen Mitarbeiter an die Kunden stellen natürlich geschäftsmäßige Kommunikationen dar, sofern die Externen oder Freelancer in Ihrem Auftrage mit den Kunden kommunizieren. In diesen Fällen müssten die Emails der externen Mitarbeiter auch eine Signatur mit den Daten Ihres Unternehmens enthalten.

Kein Geschäftsbrief ist hingegen der interne Schriftverkehr, also E-Mails zwischen den Kollegen, Abteilungen oder Niederlassungen eines Unternehmens. Ein Email-Impressum ist auch nicht erforderlich bei Nachrichten, an einen unbestimmten Personenkreis z.B. Werbeschriften. Aber hier ist Vorsicht geboten, denn insbesondere bei Werbung kann sich die Pflicht, bestimmte Unternehmensangaben vorzuhalten, aus anderen Vorschriften ergeben.

3. Inhalt der Email-Signatur

Im Grunde muss die geschäftliche E-Mail die im Impressum enthaltenen Informationen enthalten. Was in ein Impressum gehört, haben wir ausführlich in unserem separaten Beitrag: "Rechtssicheres Impressum" erörtert. Sofern Sie ein geprüftes Impressum für Ihre Webseite haben, können Sie die Unternehmensangaben in Ihre E-Mail übernehmen.

Einzelunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind

Geschäftliche E-Mails von Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen folgende Informationen enthalten:

  • Name des Unternehmens/ Firma,
  • Inhaber mit Vornamen und Familiennamen,
  • ladungsfähige Anschrift.
Muster: Email-Signatur für Einzelunternehmer

Code-Company

Karla Kaufmann

Karlstraße 3

18055 Rostock

Hinweis: Bei Einzelunternehmern nicht den Inhaber als „Geschäftsführer“ bezeichnen. Dies kann als Irreführung über die Größe des Unternehmens gewertet werden.

Eingetragener Kaufmann (e.K.)

Die Email-Signatur von eingetragenen Kaufleuten müssen folgende Angaben enthalten:

  • Name des Kaufmanns, wie er im Handelsregister eingetragen ist; der natürliche Name des Kaufmanns braucht hingegen nicht angegeben werden,
  • Rechtsform, also e.K.,
  • Ort der Niederlassung,
  • Registergericht und Handelsregisternummer.
Muster: Email-Signatur eingetragener Kaufmann
Karl Kaufmann e.K.

Karlstraße 3

18055 Rostock

Registergericht: Amtsgericht Rostock, HRA 12345

GmbH oder UG

Bei geschäftlichen E-Mails einer GmbH oder einer UG sind in der Signatur folgende Angaben anzugeben:

  • vollständiger Name der Gesellschaft laut Handelsregister und Rechtsform, also GmbH bzw. UG,
  • Sitz der Gesellschaft,
  • Registergericht und Handelsregisternummer,
  • vollständige Namen aller Geschäftsführer.
Muster: Email-Signatur GmbH

Karlson GmbH

Karlstraße 3

18055 Rostock

Registergericht: Amtsgericht Rostock, HRB 12345

Geschäftsfüher: Karl Muster

GmbH & Co. KG

Bei einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft, ist folgendes anzugeben:

  • der vollständige Firmenname gemäß Handelsregister,
  • die Rechtsform der Gesellschaft (GmbH & Co. KG, GmbH & Co. oHG, AG & Co. KG, AG & Co. oHG),
  • Sitz der Gesellschaft,
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist.

Aktiengesellschaft (AG)

  • vollständiger Name der Gesellschaft laut Handelsregister und Rechtsform, also AG,
  • Sitz der Gesellschaft,
  • Registergericht und die Handelsregisternummer,
  • alle Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende, der auch als solcher zu bezeichnen ist.
Achtung!
Bei der Pflichtangabe zum Geschäftssitz ist eine ladungsfähige Anschrift gefordert, d.h. Strasse + Hausnummer + PLZ + Ort. Die bloße Angabe eines Postfaches ist nicht ausreichend.

4. Was braucht nicht in die E-Mail-Signatur?

Weder die Umsatzsteuer-ID noch die Steuernummer noch die Bankverbindung müssen in der Email angegeben werden. Diese sind nur auf der Webseite und auf Rechnungen auszuweisen.

Auch Informationen wie Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse oder Webseite sind keine Pflichtangaben. Diese zusätzlichen Daten erleichtern dem Empfänger jedoch die Rückmeldung auf die Mail. Außerdem ist es schon allgemeiner geschäftlicher Standard, dass diese Informationen als Abschluss in einer Email enthalten sind. Also entäuschen sie Ihre Kunden und Geschäftspartner nicht. Überraschen und erfreuen Sie sie mit einer gut lesbaren, übersichtlichen und gut strukturierten E-Mail-Signatur.

5. Link in der eMail zum Impressum nicht ausreichend

Ein Link in der E-Mail, der auf das Impressum auf der Homepage des Versenders verweist oder eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card), erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.

6. Folgen bei unvollständigen E-Mail-Pflichtangaben

Fehlende oder unvollständige E-Mail-Pflichtangaben können verschiedene rechtliche Folgen haben.

Zwangsgeld

 Das Gesetz sieht die Möglichkeit vor, gegen das Unternehmen ein Zwangsgeld festzusetzen (§ 14 HGB). So können beispielsweise bei einer GmbH bis zu 5.000 Euro angesetzt werden.

Abmahnungen von Mitbewerbern

Daneben könnten Mitbewerber unvollständige Informationen in der E-Mail-Signatur über einen Anwalt abmahnen lassen, wodurch Ärger und Kosten entstehen. Es fragt sich aber, ob das Fehlen der Pflichtangaben in einer Email-Signatur tatsächlich objektiv geeignet ist, die übrigen Markteilnehmer (Verbaucher und Unternehmer) spürbar zu beeinträchtigen. Denn nur, wenn eine solche spürbare Beeinträchtigung gegeben ist, liegt ein Wetttbewerbsverstoß vor. Das würde ich verneinen. Und ehrlich, mir ist in meiner Beratungspraxis seit 2005 keine einzige derartige Abmahnung bekannt. Gleichwohl sollte sichergestellt werden, dass das E-Mail-Programm in Ihrem Unternehmen automatisiert Signaturen mit den rechtlichen Pflichtangaben erstellt.

 

Checkliste für E-Mail-Pflichtangaben

Pflichtinhalt

1. Vollständiger Firmenname

  - bei eingetragenen Unternehmen, so wie es im Handelsregister eingetragen ist

  - bei Einzelunternehmern zusätzlich Vor- und Zuname des Unternehmers

2. die jeweilige Rechtsform, wie e.K. wie GmbH, oHG, GmbH & Co KG, KG, AG

3. Ort der Niederlassung (ladungsfähige Anschrift)

4. Registergericht und Handelsregisternummer (sofern das Unternehmen eingetragen ist)

5. Bei Kapitalgesellschaften Vor- und Zuname der vertretungsberechtigten Personen, also bei der GmbH den Geschäftsführer, bei der Aktiengesellschaft, alle Vorstandsmitglieder, der Vorstandsvorsitzende sowie der Aufsichtsratsvorsitzende

Optional

  - Telefon- und Faxnummer sowie die E-Mail-Adresse

Nicht erforderlich

  - Steuernummer und die Umsatzsteuer-ID

 

Haben Sie noch Fragen?

Rufen Sie uns einfach an 0381 – 877 410 310 oder senden Sie uns Ihre Frage per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

Ihre Ansprechpartnerin: Rechtsanwältin Janke (MLE), Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht in Rostock.

Bild: CC0/ Pixabay

Abgemahnt? So reagieren Sie richtig

  1. Nehmen Sie die Abmahnung ernst!
  2. Lassen Sie sich nicht durch die kurzen Fristen unter Druck setzen. Also nicht voreilig unterschreiben oder zahlen.
  3. Unterschreiben Sie nicht ungeprüft die beigefügte Unterlassungserklärung.

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