E-Mail Pflichtangaben

Wettbewerbsrecht

 

1. E-Mail Pflichtangaben: Rechtslage seit 2007

Bereits seit Anfang 2007 müssen auch geschäftliche E-Mails sämtliche Angaben einer Firma aus den Handelsregistern enthalten, wie Name des Unternehmens und Rechtsform, Vorstand, Handelsregisternummer oder Registergericht. Was bislang für gedruckte Geschäftsbriefe vorgeschrieben war, hat der Gesetzgeber jetzt auch für die elektronische Post und Fax als Pflichtangabe geregelt. Welche Pflichtangaben Ihre Emails enthalten müssen, haben wir hier zusammengestellt.

2. Was genau ist ein Geschäftsbrief?

Die vollständigen Angaben müssen nun praktisch in allen Geschäftsbriefen „jeglicher Form“ auftauchen, also auch in E-Mails und Telefax enthalten sein. Was genau das Gesetz mit „Geschäftsbriefen“ meint, ist nicht ganz eindeutig. Klar ist, dass die Regelungen für den externen Schriftwechsel gilt, insbesondere für

  • Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen,
  • Bestell- und Lieferscheine.

Ob nun jede E-Mail darunter fällt, dürfte überaus fraglich sein. Daher ist Gewerbetreibenden zu empfehlen, die geforderten Pflichtangaben in jede externe E-Mail einzubinden, auch wenn das auf Dauer in einer bestehenden Geschäftsbeziehung sehr formalistisch wirkt.

Kein Geschäftsbrief ist also der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens sowie

  • Quittungen, Mahnungen, Abholbenachrichtigungen u.ä.,
  • alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.

3. Reicht nicht ein Link in der eMail zum Impressum?

Eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card) oder ein Link auf die Impressumsseite des Unternehmens erfüllt diese Anforderungen wohl nicht, da nicht jeder Empfänger diese Visitenkarten problemlos öffnen kann.

4. E-Mail Pflichtangaben: Wen betrifft die Regelung?

Das neue Gesetz betrifft alle Gewerbetreibenden, also alle Kaufleute, Handels- und Personengesellschaften.

5. Welche Angaben muss die geschäftliche E-Mail enthalten?


Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind

  • Name des Unternehmens/ Firma
  • Inhaber mit Vornamen und Familiennamen
  • Ladungsfähige Anschrift

Eingetragener Kaufmann (e.K.)

  • Name des Kaufmanns laut Handelsregister
  • Rechtsform, also e.K.
  • Ort der Niederlassung
  • Registergericht und Handelsregisternummer


GmbH oder UG

  • Vollständiger Name der Gesellschaft laut Handelsregister und Rechtsform, also GmbH bzw. UG
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Vollständige Namen aller Geschäftsführer


GmbH & Co. KG ; GmbH & Co. OHG ; AG & Co.  KG und AG & Co. OHG

Bei einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft, ist folgendes anzugeben:

  • der vollständige Firmenname gemäß Handelsregister
  • die Rechtsform der Gesellschaft (GmbH & Co. KG, GmbH & Co. oHG, AG & Co. KG, AG & Co. oHG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist


Aktiengesellschaft (AG)

  • Vollständiger Name der Gesellschaft laut Handelsregister und Rechtsform, also AG
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und die Handelsregisternummer
  • alle Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende, der auch als solcher zu bezeichnen ist.


Hinweise über das Kapital
Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so ist das Grundkapital bzw. Stammkapital und, sofern bei der AG nicht auf die Aktien der Ausgabebetrag bzw. bei der GmbH nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen vollständig eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.

Achtung! Bei der Pflichtangabe zum Geschäftssitz ist eine ladungsfähige Anschrift gefordert - also kein Postfach.

 

6. Fehlende E-Mail-Pflichtangaben = Abmahnrisiko

Ein Verstoß gegen die E-Mail-Pflichtangaben kann teuer werden: das Gesetz sieht die Möglichkeit vor, gegen das Unternehmen ein Zwangsgeld festzusetzen: bei einer GmbH können bis zu 5.000 Euro angesetzt werden. Auch der ein oder andere Abmahner wartet sicher nur darauf loszulegen.

Das muss nicht sein! Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Programm im Unternehmen automatisiert Signaturen mit den erforderlichen Pflichtangaben generiert  - und dies für jeden Mitarbeiter.



Ihre Ansprechpartnerin: Rechtsanwältin Janke, MLE

 

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Rufen Sie uns einfach an 0381 – 877 410 310 oder senden Sie uns eine eMail an Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann.

 

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